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Uno de los pilares en la gestión de nómina es la seguridad de la información. Los datos de nóminas no solo contienen los recursos económicos que la empresa destina para pagar los salarios, sino toda la información confidencial de los colaboradores (nombre completo, dirección, salario, impuestos retenidos, entre otros), lo que puede ponerlos en riesgo.
Hoy en el blog de Red Ring analizaremos la importancia de la seguridad de datos de nóminas y qué acciones tomar para preservar la información y prevenir el fraude. ¡Comencemos!
Importancia de la seguridad de datos de la nómina
La gestión de la nómina es uno de los procesos más complejos de las empresas. En este se manejan tanto los datos personales de los colaboradores como la información financiera de la empresa. Por ende, si la información confidencial es vulnerada, toda la organización se encuentra en riesgo.
La información de la nómina debe tratarse como uno de los activos más importantes de la empresa, a la que solo unas cuantas personas tengan acceso para evitar fugas de datos, robo de información, extorsiones, fraude, entre otros riesgos asociados.
Por otro lado, para una correcta gestión de la nómina, la empresa debe contar con los registros de la información financiera de sus colaboradores: recibos de nómina, deducciones y otros documentos importantes y que se requieren para el cumplimiento fiscal. Si la confidencialidad de la información es vulnerada, podría haber riesgo de robo o alteración de archivos, lo que puede tener impacto fiscal.
Obligaciones de las empresas en materia de seguridad
En México, la Ley Federal de Protección de Datos Personales en Posesión de los Particulares (LFPDP) estipula que las empresas son las responsables de preservar y proteger la información de sus empleados y clientes. Por ende, las organizaciones deben contar con medidas de protección para evitar el fraude.
En caso de incumplimiento de las medidas de seguridad y protección de datos, las empresas pueden ser acreedoras a multas y sanciones. La ley prevé sanciones que van desde una llamada de atención hasta multas de entre 100 y 320 mil días de Salario Mínimo General Vigente.
Además, al ser un delito grave, podría haber consecuencias penales que van desde tres meses a tres años de cárcel a quien provoque la vulneración de las bases de datos bajo su custodia.
Consecuencias de un mal manejo de la información confidencial
Como ya mencionamos, la divulgación de información confidencial sin previo consentimiento de los colaboradores conlleva sanciones legales y económicas para los responsables. Además, las empresas que son víctimas de fraude y robo de datos también pueden perder clientes y colaboradores por temor a que su información no se trate correctamente.
¿Cómo preservar la confidencialidad de la información de nómina?
La confidencialidad de la nómina requiere medidas precisas que eviten que terceras personas accedan a los datos. Las medidas más recomendadas son:
- Limitar el acceso a la información únicamente a personal altamente calificado y de confianza.
- Almacenar la información en sistemas seguros y protegidos con contraseñas fuertes.
- Implementar contraseñas seguras y cambiarlas frecuentemente.
- No usar sistemas de almacenamiento automático de contraseñas si la computadora es compartida.
- Realizar copias de seguridad frecuentes para asegurar que no haya pérdidas de información en caso de fallas en el sistema.
- Optar por un software de nómina robusto, confiable, que encripte la información y otorgue permisos de acceso a cada colaborador.
- Recurrir a un servicio de maquila de nómina o tercerización de los procesos de cálculo, pago de salario, retención y pago de impuestos.
Software de nómina vs. Maquila de nómina, ¿qué es mejor?
Implementar un software de nómina es una excelente alternativa para que el personal de la empresa realice los procesos de forma eficiente, rápida y segura. Además, estas plataformas trabajan en la nube por lo que la información está disponible 24/7, tienen sistemas de cifrado de datos y copias de seguridad automáticas para garantizar que la información no se pierda.
Sin embargo, el único “pero” es que los colaboradores deben reconocer las amenazas de seguridad, evitarlas, mantener protegida la información y no caer ante la tentativa de sobornos a cambio de información confidencial.
Por su parte, el servicio de maquila de nómina es ofrecido por especialistas tanto en la gestión de nóminas como en seguridad y protección de datos. Además, estos especialistas suelen tener el respaldo de un software para garantizar el cálculo correcto y el cumplimiento de todos los procesos.
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En Red Ring somos especialistas en servicios de capital humano, por ello contamos con servicios como el de maquila de nómina para realizar los cálculos de salarios, impuestos, retenciones, prestaciones, cuotas patronales y todos los procesos que las empresas deben realizar. Contamos con personal altamente calificado que te dará la certeza de cumplimiento, deducciones y seguridad en el manejo de la información.
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Especialista con 10 años de experiencia en procesos de administración de personal y nómina, con formación en contabilidad y finanzas cuenta con la visión global de las afectaciones en la nómina de las legislaciones actuales.
