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Entre las obligaciones patronales hacia sus colaboradores, destacan las que las empresas tienen ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS), como informar al instituto sobre el registro y la inscripción de los empleados. Es decir, informar sobre las altas y bajas, ajustes salariales, cálculo de prestaciones, retenciones de impuestos, entre otras actividades.
Hoy en el blog de Red Ring te contaremos todo lo que debes saber sobre los movimientos afiliatorios IMSS: qué son, tipos de movimientos, la información requerida, la importancia de llevarlos a cabo de forma adecuada y los beneficios de recurrir a un profesional.
¿Qué son los movimientos afiliatorios del IMSS?
De acuerdo con el Artículo 15 de la Ley del Seguro Social (LSS), los patrones tienen la obligación de registrarse y de inscribir a cada uno de sus colaboradores en el Instituto Mexicano del Seguro Social, así como comunicar las altas y bajas, cambios en los salarios y otros datos en un plazo no mayor a cinco días hábiles.
Estos avisos o notificaciones son los movimientos afiliatorios, que son parte del trabajo habitual del departamento de Recursos Humanos y de la gestión de nómina. Además, realizar las notificaciones pertinentes al IMSS garantiza a los trabajadores su acceso a los servicios de salud, así como a sus prestaciones sociales y económicas a las que tienen derecho.
¿Por qué son importantes los movimientos afiliatorios?
Las empresas que tienen un equipo de trabajadores a su cargo deben estar dadas de alta tanto en el Servicio de Administración Tributaria (SAT) como en el IMSS. Asimismo, deben dar de alta a sus colaboradores para cumplir con sus obligaciones y ofrecer a sus trabajadores las prestaciones de ley.
Tipos de movimientos afiliatorios
Los movimientos afiliatorios son: alta, reingreso, modificación de salario y baja. A continuación, profundizaremos en ellos.
Alta
El movimiento de alta es el aviso que la empresa presenta cuando ingresa a trabajar un nuevo colaborador, sin importar si es eventual, por obra o permanente. Esta notificación se debe presentar dentro de los cinco días hábiles desde la fecha de inicio de la relación laboral, e incluso desde el día hábil anterior al inicio de la relación de trabajo para inscribir a los empleados al instituto y que se encuentren protegidos desde el principio.
Baja
El movimiento de baja es el aviso que la empresa presenta al IMSS cuando la relación laboral con un empleado termina, con lo que también finaliza su obligación de mantener su registro en el régimen del seguro social. Esta notificación se debe presentar en un plazo de cinco días hábiles, contando a partir del día siguiente a la fecha en la que se dé el aviso de despido, o la renuncia del empleado. En caso de que los movimientos de baja se realicen fuera del plazo establecido por la ley, tendrán efecto a partir de la fecha de presentación.
Reingreso
El movimiento de reingreso es un aviso que la empresa debe presentar al IMSS en caso de que un trabajador que haya sido dado de baja se reincorpore a la empresa. De ser así, nuevamente tendrá el derecho de estar en el régimen del Seguro Social del patrón. Esta notificación se debe presentar en un plazo de cinco días hábiles contando a partir de la fecha de inicio de la relación laboral, y al igual que en el movimiento de alta, se puede presentar el día hábil anterior al inicio de la firma de contrato.
Modificación de salario
El movimiento de modificación de salario es el aviso que la empresa presenta ante cualquier variación al salario base de cotización de sus empleados inscritos en el régimen del Seguro Social. En esta notificación existen tres casos:
- Salarios fijos. En este caso, el aviso se debe presentar dentro de los cinco días hábiles contando a la fecha en que la modificación se llevó a cabo, o bien, el día hábil anterior a la fecha en que la modificación surta efecto.
- Salarios variables. En este caso, el aviso de modificación de salario se debe presentar de forma bimestral, dentro de los cinco días hábiles de los meses de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre, del bimestre siguiente al que ocurrió la modificación.
- Salarios mixtos. En este caso, se debe presentar el aviso de modificación dentro de los cinco días hábiles posteriores a la fecha en la que se modificó el salario. Si hubo un cambio en el elemento variable, el aviso se debe presentar dentro de los primeros cinco días hábiles de enero, marzo, mayo, julio, septiembre y noviembre.
Cambios de jornada laboral
En caso de modificar la jornada laboral de los colaboradores, la empresa tiene la obligación de notificar al IMSS, por ejemplo, al aumentar o disminuir las horas de la jornada laboral. Esta notificación se debe presentar al IMSS dentro de los cinco días hábiles posteriores a la modificación para que el empleado esté registrado correctamente y tenga acceso a los servicios de salud y prestaciones correspondientes.
Cambios en la razón social o estructura de la empresa
En caso de que la empresa cambie su razón social o su estructura, debe notificarlo al IMSS en un plazo de 30 días hábiles posteriores a la fecha de cambio. Esta notificación es indispensable para evitar confusiones y garantizar que los colaboradores estén registrados correctamente y sigan teniendo acceso a sus prestaciones.
¿Qué información se requiere y cómo hacerlo?
La notificación al IMSS se puede presentar de dos formas:
En línea
El trámite se realiza a través del portal de IMSS Desde Su Empresa (IDSE). Para acceder se necesita el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE), el Certificado Digital, o la Firma Electrónica Avanzada (FIEL).
Para realizar los movimientos afiliatorios se debe capturar los datos de forma manual o cargar un archivo que tenga la estructura indicada por el IMSS, utilizando la aplicación DISPMAG. Este trámite se puede realizar las 24 horas, 365 días.
Presencial
El encargado del área puede acudir a la subdelegación del IMSS que controla el registro patronal de lunes a viernes, en un horario de 8:00 a 15:30 h. Para realizar el trámite correspondiente se deben presentar los formatos de aviso: baja, modificación del salario, inscripción, además de la Tarjeta de Identificación Patronal (TIP), el Sistema de Acopio Interactivo de Información Afiliatoria (SAIIA-01). Además, se debe presentar un archivo con la estructura determinada por el IMSS usando la aplicación DISPMAG. Únicamente se puede presentar el trámite presencial si no se excede de cinco avisos afiliatorios.
Los documentos necesarios para presentar los movimientos afiliatorios son:
- Aviso de Inscripción del Trabajador. Este formato se usa para dar de alta a los trabajadores ante el IMSS, con la información del patrón, del empleado y la fecha de la contratación o inicio de la relación laboral.
- Aviso de Baja del Trabajador. Este formato se usa para dar de baja a los trabajadores ante el IMSS, con la información del patrón, del empleado y la fecha de término de la relación laboral.
- Aviso de Modificación de Salario del Trabajador. Este formato se usa para modificar el salario base de cotización del empleado y debe contener los datos del patrón y del empleado que recibirá el beneficio.
Los avisos de movimientos afiliatorios contienen los siguientes datos:
- Tipo de movimiento afiliatorio
- Número de Registro Patronal
- Número de Seguridad Social (NSS) del colaborador
- Nombre completo del colaborador
- Clave del colaborador
- Clave Única de Registro de Población (CURP) del colaborador
- Salario diario integrado, con excepción de los movimientos de baja
- Fecha del movimiento correspondiente
- Causas de la baja (en caso de que aplique)
- Unidad de Medicina Familiar que corresponde al colaborador (excepto en los movimientos de baja y modificación)
- Tipo de trabajador (excepto en la baja)
- Tipo de salario que percibe el colaborador: fijo, variable o mixto (excepto en los movimientos de baja)
- Tipo de jornada laboral del colaborador (excepto en los movimientos de baja)
Antes de presentar la documentación, es indispensable revisar que se encuentren en buenas condiciones, que no tengan líneas, se encuentren tachados ni rotos.
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Especialista con 10 años de experiencia en procesos de administración de personal y nómina, con formación en contabilidad y finanzas cuenta con la visión global de las afectaciones en la nómina de las legislaciones actuales.
