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La gestión de la nómina es una de las tareas más importantes para el departamento de Recursos Humanos de todas las empresas, pero también es una de la más compleja. El cálculo de nómina es un proceso en el que se involucran aspectos legales, laborales y motivacionales, ya que los errores o retrasos en el pago tienen repercusiones negativas en la relación entre la empresa y sus colaboradores.
Hoy en el blog de Red Ring te contaremos todo lo que debes saber sobre la gestión de nómina: qué es, qué aspectos se consideran en el cálculo de la nómina y más. ¡Comencemos!
Conceptos básicos de contabilidad que hay que conocer
Antes de comenzar con la gestión de nómina, es necesario tener conocimientos básicos de contabilidad para cumplir con los cálculos y regulaciones laborales pertinentes. Los conceptos que debes conocer son:
- Salario base. La retribución fija que se paga al colaborador por unidad de tiempo que trabaja, la cual puede ser de días, semanas o meses. Esta cantidad se determina por contrato o mediante un convenio con el colaborador.
- Complementos de salario. Los complementos son una retribución adicional al salario, como incentivos, primas por producción o comisiones. Estos se determinan por convenio con el colaborador.
- Percepciones salariales y extrasalariales. Las percepciones salariales abarcan el salario base y se usan para el cálculo de pago por trabajo efectivo y días de descanso computables. Por su parte, las percepciones extrasalariales son los pagos que no se consideran parte del salario, como indemnizaciones, finiquitos o liquidaciones.
- Gratificaciones extraordinarias. También conocidos como pagos extra, son parte de los derechos de los trabajadores: uno es el aguinaldo a final de año y el otro es el reparto de utilidades.
- Periodo de liquidación. Son los días en los que se debe llevar a cabo el pago de la nómina, dependiendo de la periodicidad establecida por la empresa y suele ser quincenal o mensual.
- Horas extra. Son las horas que los colaboradores trabajan más allá de su jornada laboral. Es indispensable determinar el monto por cada hora extra trabajada y registrarla adecuadamente para considerarla en el cálculo de la nómina.
- Retenciones de impuestos. Es el porcentaje de dinero que el empleador debe descontar de la nómina para pagar al Servicio de Administración Tributaria (SAT) por concepto de Impuesto Sobre la Renta (ISR) en los periodos de declaraciones informativas.
- Cotizaciones a la seguridad social. Es una cuota patronal que se debe pagar como aportación para que los colaboradores tengan servicios de salud gratuitos.
- Deducciones. Es la cantidad de dinero que se resta al pago de impuestos para aligerar la carga fiscal de la empresa.
¿Qué es y tipos de nómina que existen?
Para comprender mejor el proceso y gestión de la nómina, es necesario conocer cuántos tipos hay. La clasificación se basa en el puesto de trabajo o cargo de cada colaborador y la periodicidad de pago. De este modo, encontramos los siguientes tipos de nóminas:
- Nómina semanal. Consiste en el pago al personal por semana, o cada siete días.
- Nómina catorcenal o quincenal. Consiste en el pago cada 14 o 15 días, respectivamente.
- Nómina mensual. Consiste en la erogación de la nómina de forma mensual, que puede ser cada 28, 29 o 30 días.
Otra clasificación de la nómina es por la información y características, que puede ser:
- Normal. Es un tipo de nómina que contiene las percepciones que los colaboradores reciben de forma regular, como los sueldos, salarios e ingresos ordinarios. Se caracteriza por contener información de fácil acceso y no restringida para otros colaboradores.
- Especial. Es un tipo de nómina que contiene información no contemplada regularmente, así como percepciones extraordinarias y sujetas a condiciones específicas como bonos por productividad, pago de utilidades, gratificaciones, entre otros.
- Confidencial. Es un tipo de nómina que contiene pagos realizados a los colaboradores de alto rango, como los gerentes, directorios y trabajadores de confianza. Se caracteriza porque el acceso a la información es confidencial.
Además de estos, las empresas pueden implementar otros tipos de nómina, por ciudad, por departamento o cualquier otra particularidad.
¿Qué es la gestión de nómina?
La gestión de la nómina es un proceso relacionado con el cálculo y pago de los salarios a los colaboradores. Esta compleja labor anteriormente se realizaba de forma manual, lo que implicaba muchos obstáculos, errores, empleados y tiempo invertido en los cálculos. Afortunadamente, en la actualidad existen herramientas que ayudan a agilizar y automatizar los procesos para cumplir con los pagos de forma rápida, dentro del marco legal y sin errores.
La gestión de nómina con un software especialmente desarrollado para esa labor permite incluir todos los datos financieros de los colaboradores, como el salario, bonificaciones, gestión de vacaciones. Además, integra todos los procesos en una sola plataforma para cumplir con los plazos establecidos, tanto en los pagos a los colaboradores, como en las retenciones, aportaciones patronales y pago de impuestos.
Algunos sistemas de gestión de nóminas incluyen funciones como: cálculo de salario base y complementos salariales, gestión de vacaciones, conteo de asistencias y horas extra, deducciones, retenciones y cotizaciones, entre otros.
Los encargados de la gestión de nómina deben tener conocimientos de recursos humanos, contabilidad, derechos laborales y tributarios para realizar el cálculo correcto, así como emitir los pagos en tiempo y forma.
¿Por qué es importante la gestión de nóminas?
Además del cumplimiento de las obligaciones patronales del pago de salario a los colaboradores, la gestión de nóminas es indispensable para un buen manejo de las finanzas de la empresa. Con un software adecuado, las empresas pueden generar informes en tiempo real sobre los pagos a los colaboradores, las retenciones, el pago de impuestos, las bajas por renuncias o despidos.
Dada la complejidad del proceso de cálculo de nómina, la automatización de los procesos es indispensable para reducir el riesgo de errores, optimizar las tareas y liberar la carga al personal de recursos humanos, de modo que sea un área más enfocada en la productividad y satisfacción de los colaboradores.
Por otro lado, la gestión de la nómina también repercute en el salario emocional. Los colaboradores no trabajan en las empresas solo por la remuneración económica que reciben, sino por otros beneficios, como la satisfacción, la motivación, el respeto a sus derechos, entre otros.
Garantizar a los colaboradores que recibirán su salario en tiempo y forma, sin incidencias ni retrasos, mantiene la motivación, la confianza y hace que los colaboradores se sientan valorados.
Todo esto, en conjunto, favorece el employer branding, que es la imagen que los colaboradores tienen de la empresa, así como la percepción de otras personas que podrían interesarse por entrar a trabajar allí.
Por el contrario, una empresa donde no se paga a tiempo el salario de los colaboradores, que no tiene procesos transparentes, o que comete irregularidades con la nómina, tiene una imagen inadecuada, que se traduce en una alta rotación laboral y quejas constantes hacia la empresa.
Ventajas de la gestión de nóminas
Reducción de errores
Automatizar la gestión de la nómina disminuye los errores humanos y acelera los procesos empresariales. De este modo, se puede garantizar que todos los colaboradores reciban su salario correctamente, en el momento adecuado y considerando todas las obligaciones patronales como los impuestos, cuotas de seguridad social e Infonavit, entre otras.
Rapidez de procesos
La gestión de la nómina con un software permite automatizar los procesos para acelerarlos, cumplir con los plazos de pagos de impuestos y periodicidad de pagos, por lo que la carga del departamento de recursos humanos es menor.
Almacenamiento seguro de la información
El uso de un software de gestión de nómina, las empresas tienen la certeza de que su información estará segura, confidencial y ordenada. De este modo, tareas como la presentación de declaraciones se vuelven más sencillas y ágiles. Además, el uso de medios digitales para el almacenamiento de la información evita el riesgo de pérdida o daño de los documentos oficiales de los colaboradores.
Seguridad de datos
En los sistemas de gestión de datos, la información se encripta y protege para evitar que sea robada, o hackeada, preservando la confidencialidad de los empleados y de las finanzas de la empresa.
Ahorro de dinero
Contar con un sistema de gestión de nóminas ayuda a ahorrar dinero por costos operativos, además de evitar riesgos como duplicación de pagos o, incluso, tener que afrontar demandas por parte de empleados a quienes no se les haya pagado su salario.
Planeación financiera óptima
La gestión de nóminas permite un manejo más eficaz de los recursos financieros. Esto, debido a que el sistema permite generar informes de pagos para conocer la cantidad de dinero que percibe la empresa y que gasta por conceptos de salarios, de modo que puede tomar mejores decisiones financieras.
Modernización de la empresa
Contar con un sistema de gestión de nómina permite automatizar los procesos para asegurarse de pagar de forma precisa y puntual, eliminando las tareas manuales o con hojas de cálculo, que son propensos a errores y duplicaciones de información. Además, al contar con una solución efectiva y automatizada permite que los encargados de la nómina dediquen más tiempo a tareas más estratégicas.
Partes de una nómina
Para una gestión eficaz de la nómina, es indispensable identificar los componentes de la nómina, como:
• Nombre o razón social del colaborador
• Número de seguridad social
• Domicilio fiscal
• Fecha de alta de la relación laboral
• Tipo de contrato
• Horas extra
• Antigüedad
• Salario base
• Puesto de trabajo
• Periodicidad de pagos
• Retenciones de impuestos
Métodos de gestión de nómina
Todas las empresas, sin importar su tamaño, deben tener un manejo correcto de la nómina de sus colaboradores para mantener la satisfacción laboral, evitar la rotación de empleados y ayudar a que la empresa crezca.
Gestión de nómina interna
La gestión interna de la nómina consiste en el manejo por parte del personal de la empresa, quien tiene la obligación de calcular el pago de salarios, impuestos, cuotas patronales, deducciones, retención de cotizaciones de seguridad social e Infonavit.
Además, el personal interno debe calcular el tiempo de trabajo, depositar el pago del salario, gestionar las ausencias, conciliar cuentas bancarias, elaborar informes estadísticos y realizar tareas de reclutamiento, contratación y capacitación del personal.
Outsourcing o subcontratación de nómina
Las empresas que tienen un volumen muy alto de empleados suelen recurrir a servicios de outsourcing, subcontratación o maquila de nómina por parte de otra empresa profesional. Esta es una excelente alternativa para agilizar la carga del personal de recursos humanos y garantizar el correcto cálculo, ya que las empresas de subcontratación son especialistas en la gestión de la nómina.
Con esta alternativa, las empresas pueden despreocuparse de los procesos de cálculo de pago a los colaboradores, retención de impuestos y todo lo relacionado con la nómina, ya que se efectuará por un especialista.
Gestión de nómina en la nube
Consiste en la adquisición de un software de nómina para que el personal de la empresa pueda agilizar y automatizar los procesos con una solución en la nube, también conocida como SaaS (en inglés, Software as a Service o software como servicio). Este tipo de software permite interactuar con los datos de los colaboradores en una plataforma en la nube, lo que significa que no se requiere instalar programas pesados en los servidores u ordenadores de la empresa.
La elección del método de gestión depende de las necesidades específicas de la empresa, la cantidad de colaboradores, así como las funcionalidades del software, o de los beneficios que ofrezca un proveedor de servicios especializados.
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Especialista con 10 años de experiencia en procesos de administración de personal y nómina, con formación en contabilidad y finanzas cuenta con la visión global de las afectaciones en la nómina de las legislaciones actuales.
