Los recibos de nómina son comprobantes de pago por los servicios personales subordinados que los patrones brindan a sus colaboradores. Pero no solo eso, ya que, de acuerdo con la legislación vigente, estos recibos deben emitirse en formato de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet) lo que significa que son un tipo de factura electrónica de egreso.
Hoy en el blog de Red Ring te contaremos cuáles son los elementos de un recibo de nómina, datos importantes sobre la legislación vigente y la forma en que uno de estos recibos se emite.
Elementos de un recibo de nómina
Los recibos de nómina contienen la información indispensable para comprobar la relación entre empleado y patrón, así como la remuneración por los servicios prestados durante un periodo determinado.
Para que el recibo sea válido, debe contener los siguientes datos:
Información personal del colaborador
Los datos personales del colaborador, que puede ser un empleado fijo, temporal, de medio tiempo o de confianza, se utilizan para comprobar que realmente es la persona que recibe el pago. Estos datos son:
- Nombre completo
- Número de empleado (en caso de que la empresa asigne números a sus colaboradores)
- Registro Federal de Contribuyente (RFC) con homoclave
- Número de seguridad social
- CURP completo
- Cargo o puesto que ostenta el empleado
Información de la empresa
Estos datos tienen la función de identificar a la empresa, con la que podrá comprobar la relación obrero/patronal, la emisión de pagos al empleado y la deducción del recibo como gastos empresariales.
- Razón social de la empresa y RFC. Este es el nombre con el que la organización está registrada como persona moral para usos formales, jurídicos y administrativos, por lo que no siempre coincide con el nombre o marca comercial.
- Dirección de la empresa. En caso de tener varias oficinas o establecimientos se debe utilizar la dirección de la matriz, oficina central o corporativo.
Información sobre el salario laboral
Es indispensable especificar el monto de los pagos para que el recibo en formato CFDI pueda utilizarse como instrumento fiscal para deducir impuestos y cumplir con las obligaciones tanto frente al SAT como ante el IMSS y la Secretaría del Trabajo y Previsión Social (STPS).
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- Sueldo del empleado. Aquí se debe detallar el salario diario, el salario base y las retenciones de impuestos.
- Periodicidad de pago. En este punto se especifica la fecha de inicio y fin del periodo laboral correspondiente al pago.
- En caso de que el empleado haya faltado, se deben especificar los días que no acudió al trabajo.
- En caso de empresas que brindan prestaciones a sus empleados por conceptos como préstamos de nómina, el recibo CFDI debe contener la información del monto descontado en el pago.
- Ingresos adicionales. En caso de que el empleado reciba bonos, incentivos, comisiones, vales de despensa o su fondo de ahorro también se debe especificar el monto.
¿Cómo emitir un recibo de nómina?
Los patrones deben emitir el recibo de nómina al momento de efectuar el pago a sus empleados por sueldos, salarios y similares que correspondan a la remuneración por la prestación de un servicio.
En general, estos recibos se pueden emitir ingresando al portal del SAT con la e.firma y contraseña, o bien, a través de un PAC, o de un sistema de nómina con módulo de facturación. Con uno de estos sistemas podrás agilizar los procesos al crear perfiles de empleados ya que no tendrás que volver a ingresar la información. También se puede automatizar la emisión de recibos y hacer cálculos más precisos de la nómina.
Marco legal
El fundamento sobre los recibos de nómina en formato de CFDI se encuentra en el Artículo 29 del Código Fiscal de la Federación, así como el Artículo 99 de la Ley del Impuesto sobre la Renta, el Artículo 32 Transitorio de la RMF 2017, en la Regla 2.7.5.1 de la Resolución Miscelánea Fiscal vigente, en el Noveno resolutivo de la Segunda Resolución de Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal para 2023, en su Tercera Versión anticipada.
Ahora, a partir del 1 de enero de 2022, el complemento de nómina versión 1.2 se integró con la versión de CFDI 4.0, que es el formato actual y que implica los mismos requisitos obligatorios que una factura electrónica.
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