¿Tienes una empresa y aún no das de alta a tus colaboradores en el Servicio de Administración Tributaria? Es muy importante que realices el proceso lo antes posible para que tu empresa esté al día con las leyes fiscales y laborales de México. De no hacerlo, o no realizar bien el proceso, podrías recibir sanciones y multas por parte de la autoridad fiscal.
Hoy, en el blog de Red Ring te contaremos cómo es el proceso de alta de trabajadores en el SAT, cuáles son los requisitos por cumplir, y también cómo debes dar de baja a un empleado que haya sido dado de baja de tu empresa.
Requisitos para dar de alta a un empleado
Antes que nada, para que puedas dar de alta a uno de tus colaboradores, tu empresa debe estar registrada ante el Servicio de Administración Tributaria, ya sea como persona física o moral y bajo el régimen correspondiente a tus actividades económicas. Asimismo, debes estar registrado ante el Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS).
Al ingresar un nuevo empleado a tu empresa, debes solicitarle su información: nombre completo, fecha de nacimiento, Clave Única de Registro de Población (CURP), Registro Federal de Contribuyentes (RFC), domicilio, estado civil, constancia de situación fiscal, entre otros datos que el departamento de Recursos Humanos de tu empresa considere como relevantes.
Además, debes tener un contrato de trabajo que haya sido firmado por el representante legal de la empresa y por el nuevo integrante de la empresa, y se deben especificar todas las condiciones laborales y salariales: horario de trabajo, funciones, tipo de jornada, salario base de cotización y clase de trabajador.
Ahora bien, de preferencia, el candidato a un puesto de trabajo debe estar registrado en el RFC, puede estar en el régimen de sueldos y salarios si ya ha trabajado antes con otras empresas. O bien, su registro puede ser de persona física y con alguna actividad, a lo cual se puede añadir el de sueldos y salarios, o bien, el de asimilados a salarios.
También debe estar dado de alta en el IMSS y proporcionarte su número de seguridad social (NSS).
Proceso para dar de alta a un empleado
Una vez que tengas la certeza de contar con la información completa de tus empleados, es momento de darlo de alta de forma oficial. Ingresa al portal del IMSS y dirígete al Sistema Único de Autodeterminación (SUA), el cual es un programa que facilita la gestión de las obligaciones obrero-patronales.
Los patrones con cinco o más colaboradores deben usar el SUA de forma obligatoria para registrar:
- Amortizaciones de créditos Infonavit
- Aportaciones patronales por concepto de vivienda
- Cuotas obrero-patronales del Seguro Social, como prestaciones, seguro de riesgos, maternidad, invalidez, servicio de guardería, entre otros
- Cuotas obrero-patronales por seguro de retiro y cesantía por edad avanzada
Para registrar a los colaboradores, debes instalar el programa SUA para calcular los cobros correspondientes a la nómina.
Proceso de registro de trabajadores en el RFC
Ingresa al portal web del SAT. Ingresa al portal con tu contraseña, dirígete al apartado de trámites o servicios en la sección “Inscribe a tus trabajadores en el RFC”. Adjunta la información que se solicita en la página y envía el trámite.
El portal te asignará un número de folio que debes imprimir o guardar para dar seguimiento al trámite. Todo el proceso es en línea y gratuito.
¿Cómo dar de baja a un trabajador?
Una vez que se ha tomado la decisión de terminar con la relación laboral, es importante contar con un motivo válido y que no amerite una demanda por parte del empleado: faltas constantes, actos negligentes o inmorales, entre otras causas de despido justificado. Debes presentar al empleado un escrito con dichos motivos y notificarle el periodo que seguirá laborando, o si es un despido inmediato.
Debes generar el último pago correspondiente a la nómina, o al equivalente a los días trabajados. También debes realizar el pago por finiquito con todos los requerimientos de ley.
Una vez que hayas dado de baja al empleado en tu empresa, debes notificar al IMSS sobre la baja a través del SUA. Esto debes hacerlo en un plazo menor a cinco días hábiles posteriores a la fecha de baja.
Por último, debes ingresar al portal del SAT para notificar la baja del trabajador. Ingresa con tu usuario y contraseña, dirígete a la sección “Servicios por internet” y luego a los trámites y elige la opción “Suspensión asalariados” y adjunta los archivos que el portal te solicite.
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En Red Ring contamos con soluciones integrales en Recursos Humanos. Sabemos que los procesos de alta y baja de colaboradores, así como el cálculo y gestión de nómina, son muy complejos y pueden cambiar con base en la legislación fiscal y laboral. Por ello, te invitamos a conocer nuestro servicio de maquila de nómina, atención al personal y, como agencia de reclutamiento te ayudaremos en esa ardua tarea.
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