IMSS desde su empresa (IDSE): qué es y para qué sirve

Uno de los instrumentos digitales con los que cuentan los empresarios para gestionar la información de sus trabajadores es IMSS Desde Su Empresa IDSE, la herramienta que el Instituto Mexicano del Seguro Social pone al alcance de los patrones para facilitar la gestión de los servicios vinculados a la seguridad social a los que tienen derecho los trabajadores.

Hoy en Red Ring te contaremos qué es IMSS Desde Su Empresa IDSE, para qué se utiliza, cómo usarlo y los beneficios para las empresas. ¡Comencemos!

¿Qué es el IDSE?

Como ya lo sabes, el Instituto Mexicano del Seguro Social es un organismo descentralizado del Gobierno Federal, encargado de brindar servicios de salud y protección social a los trabajadores mexicanos.

Esta institución fundada en 1943 no solo es la encargada de brindar servicios médicos gratuitos, también se encarga de administrar los recursos para la jubilación o retiro de los derechohabientes, con el fin de brindarles tranquilidad y estabilidad a los trabajadores y sus familiares ante los riesgos que contempla la Ley del Seguro Social.

IMSS Desde Su Empresa, IDSE por sus siglas, es un servicio del instituto que permite que los patrones de las empresas mexicanas realicen trámites en línea, como la presentación de los movimientos afiliatorios, la determinación de las primas de riesgos de trabajo, entre otros.
Además, IDSE es un medio de comunicación directo entre los patrones y el IMSS, cuyo objetivo es ayudar a las empresas a cumplir con las obligaciones patronales de forma ágil, automatizada y rápida.

¿Para qué sirve el IMSS Desde Su Empresa?

El IDSE es una herramienta indispensable para calcular la nómina y los pagos de la seguridad social. Es utilizada por los contribuyentes que se encuentren registrados como personas morales o empresas, así como contribuyentes inscritos bajo el Régimen de la incorporación Fiscal para llevar a cabo obligaciones como:

• El envío de documentos afiliatorios para dar de alta a un trabajador que se incorpora a la empresa.
• Informar al IMSS cuando se acaba la relación laboral con un colaborador que ha renunciado o fue despedido.
• Informar al IMSS que un colaborador se reincorpora a la empresa.
• Dar a conocer al instituto las modificaciones al salario base de un colaborador, ya que es algo que impacta directamente a la cotización en el seguro social.
• Determinar la prima de riesgos del trabajador mientras trabaja en la empresa.
• Avisar que se presentó una huelga en la empresa.
• Realizar las aclaraciones administrativas de Créditos Fiscales de Seguridad Social.
• Cancelar el Registro Patronal Único, lo que significa dar de baja a la empresa con 90 días hábiles de anticipación.
• Descargar la Emisión Mensual Anticipada (EMA) y la Emisión Bimensual Anticipada (EBA).
• Realizar la solicitud de los certificados digitales y renovarlos.

¿Cómo registrarse en el IDSE?

Los requisitos para acceder al IDSE se dividen en dos: administrativos y técnicos. Los requisitos administrativos son aquellos que permiten acceder al sistema, como el Certificado Digital, el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE), la Firma Digital y el método de autenticación para el intercambio seguro de información.

El Certificado Digital es un comprobante generado por la plataforma al registrarse por primera vez y sirve para acceder al sistema. Para obtenerlo se debe realizar la solicitud en el portal del IDSE, llenar los tres formularios que aparecerán y concluir el proceso en la subdelegación del IMSS en un plazo máximo de 10 días hábiles posteriores a la fecha en que se efectuó la solicitud electrónica. De no hacer este proceso, se cancelará automáticamente y será necesario iniciarlo nuevamente desde el principio.

Una vez entregada la documentación completa en la subdelegación del IMSS, el instituto expedirá el certificado digital para ingresar a la plataforma de IDSE. Posteriormente, se debe definir un usuario y contraseña y generar una llave privada, la cual es un archivo con extensión .key y que se debe guardar en una memoria USB o en un CD. Además, la empresa debe definir al representante legal o encargado del área.
Por otro lado, la firma digital es un documento electrónico emitido por el IMSS, que solo tiene validez por seis meses. Para solicitarlo, se debe solicitar el Número Patronal de Identificación Electrónica (NPIE) en la página oficial del IDSE con los datos del empleador o del representante legal, su domicilio fiscal y un correo electrónico para recibir notificaciones.

Los requisitos técnicos u operativos son las herramientas necesarias para acceder y utilizar la plataforma. La empresa necesita un ordenador con sistema operativo Windows Vista, que tenga instalado en navegador de Microsoft, antes Internet Explorer con la versión actualizada de JAVA. Además, se debe instalar y ejecutar el programa JavaPolicy.exe y el programa Adobe Reader.

¿Cómo utilizar el IDSE?

Las empresas deben solicitar su certificado digital para acceder a la plataforma digital del IMSS. Para realizar este trámite, debes contar con los datos de identificación del patrón, del representante legal o del sujeto obligado, además del domicilio fiscal y definir un correo electrónico para recibir las notificaciones del instituto.

El encargado de la nómina debe ingresar al portal del IDSE con el certificado digital, acceder a la plataforma y cargar el certificado digital, la llave privada, el nombre de usuario y contraseña. Con esto, podrá iniciar sesión y comenzar a utilizar la plataforma, donde encontrará los siguientes servicios:

1. Movimientos afiliatorios. Son los avisos o notificaciones de los cambios realizados en las empresas, como las altas o bajas de trabajadores, reingresos o modificaciones al salario base.
2. Emisión. Es un servicio en el que las empresas pueden consultar y descargar la Emisión Mensual Anticipada (EMA) y la Emisión Bimestral Anticipada (EBA), documentos que se usan para pagar las cuotas obrero-patronales al IMSS. EMA es un documento que debe presentarse de forma mensual ya que contiene la información y los cálculos correspondientes al mes sobre pagos por enfermedades, periodo de maternidad, riesgos de trabajo, invalidez, guardería y prestaciones sociales. Por su parte, EBA es un documento bimestral que contiene los datos y cálculos correspondientes a los pagos a Infonavit y a las cuotas de retiro, cesantía por edad avanzada y vejez.
3. Confronta IMSS. Este apartado permite comparar la información que tiene la empresa con la que recibe el IMSS para asegurarse de que coincida y detectar casos de falta de información o datos erróneos, con lo que se pueden evitar multas o sanciones para la empresa.
4. DAPSUA. Es el módulo para determinar las primas de riesgo de trabajo en el seguro de los empleados. Con esta obligación, las empresas pueden revisar su nivel de siniestralidad para establecer si la prima aumentó, disminuyó o permanece igual.
5. SUA. El Sistema Único de Autodeterminación se utiliza para la emisión de las cuotas obrero-patronales a las cuentas individuales de los trabajadores por el Seguro de Retiro, Cesantía en Edad Avanzada y Vejez, así como a otros ramos del Seguro Social como Riesgos de Trabajo, Enfermedades y Maternidad, Invalidez y Vida y Guarderías y Prestaciones Sociales.
6. SATIC. El Sistema de Afiliación de Trabajadores de la Industria de la Construcción (SATIC) se utiliza para registrar las obras de construcción y a sus trabajadores para notificar al instituto sobre los detalles relacionados con la obra.

Beneficios de usar IMSS desde su empresa

En general, la finalidad del IDSE es brindar un sistema de afiliación robusto, fácil de usar y que agilice los trámites ante el IMSS. Sin importar el tamaño de la empresa, debe cumplir con sus obligaciones patronales, y velar por su salud y seguridad social es indispensable.
La plataforma IPSE permite acceder a realizar los trámites necesarios en línea, ahorrando tiempo al no tener que trasladarse a la subdelegación del IMSS correspondiente.
Por otro lado, cuando los encargados de Recursos Humanos ingresan al sistema pueden descubrir los movimientos omitidos, datos incorrectos, faltantes o información incompatible como nombres de empleados que no coinciden con el Número de Seguridad Social, movimientos no registrados, entre otras problemáticas que ponen en riesgo a la empresa y podrían ocasionarle multas y sanciones.

Sanciones por infracción a la Ley del Seguro Social

Los empleadores que no cumplen con las obligaciones de registrar a sus empleados al IMSS y abonar las cuotas obrero-patronales corren el riesgo de ser acreedoras a multas o sanciones.
La Ley del Seguro Social indica que las multas por no cumplir con las disposiciones de dicha ley pueden ser desde 20 hasta 350 salarios mínimos, dependiendo de la obligación que el patrón haya incumplido. La pena más alta es la de 2 a 5 años de prisión por el delito de defraudación a los regímenes de la seguridad social.
Las sanciones a las empresas no solo afectan a las finanzas de la compañía, sino a su imagen, a la satisfacción de los empleados y puede ponerlos en riesgo en caso de que tengan un accidente.

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C.P. Reyna Bernardo Lucas

Especialista con 10 años de experiencia en procesos de administración de personal y nómina, con formación en contabilidad y finanzas cuenta con la visión global de las afectaciones en la nómina de las legislaciones actuales.